Thêm nút chuyển ngôn ngữ không có nghĩa là website đã sẵn sàng phục vụ khách hàng ở nhiều thị trường. Doanh nghiệp còn phải xác định người đọc cần thông tin gì, ai chịu trách nhiệm dịch và cách cập nhật khi nội dung thay đổi. Chuẩn bị những việc này trước khi thiết kế website đa ngôn ngữ sẽ giúp hai bên xác định đúng số lượng trang và phạm vi quản trị.
1. Xác định người đọc và ngôn ngữ cần sử dụng
Trước tiên, doanh nghiệp nên xác định mình muốn phục vụ nhóm khách nào bằng từng ngôn ngữ. Khách tìm nhà cung cấp tại Việt Nam có thể cần thông tin khác với đối tác ở nước ngoài. Từ nhu cầu đó, doanh nghiệp mới chọn các ngôn ngữ và những trang cần chuẩn bị nội dung.
Không nhất thiết mọi bài viết và sản phẩm trên website đều phải có đủ các phiên bản ngôn ngữ. Những trang quan trọng như giới thiệu doanh nghiệp, dịch vụ, sản phẩm chủ lực và liên hệ có thể được ưu tiên trước. Với mỗi nhóm trang, cần ghi rõ nội dung nào sẽ có ngay khi website ra mắt và nội dung nào bổ sung sau.
Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra khả năng tiếp nhận yêu cầu bằng ngôn ngữ đã chọn. Nếu website có biểu mẫu tiếng nước ngoài, cần biết nhân sự nào sẽ đọc và phản hồi thông tin khách gửi đến. Cách tổ chức này giúp trải nghiệm của khách nhất quán từ lúc tìm hiểu đến lúc liên hệ.
2. Chuẩn bị bản dịch và thông tin riêng cho từng nhóm khách
Bản dịch cần truyền đạt đúng tên sản phẩm, phạm vi dịch vụ và những điều kiện quan trọng. Doanh nghiệp nên lập danh sách thuật ngữ thường dùng để người dịch giữ cách gọi thống nhất giữa trang chủ, trang dịch vụ và tài liệu giới thiệu. Sau khi dịch, người am hiểu sản phẩm hoặc dịch vụ cần kiểm tra lại nội dung trước khi đăng.
Một số thông tin không thể chỉ dịch nguyên văn. Chẳng hạn, địa chỉ liên hệ, khu vực phục vụ, đơn vị đo hoặc cách yêu cầu báo giá có thể cần trình bày khác nhau cho từng nhóm khách. Doanh nghiệp phải xác nhận phiên bản nào áp dụng cho thị trường nào, tránh để hai trang đưa ra những thông tin mâu thuẫn.
Hình ảnh và tài liệu tải xuống cũng cần được xem lại. Nếu một hình chứa chữ tiếng Việt hoặc một tệp giới thiệu chỉ có một ngôn ngữ, người xem phiên bản khác có thể không hiểu đầy đủ nội dung. Những tài nguyên chưa có bản phù hợp nên được ghi nhận trong danh sách cần chuẩn bị.
3. Thống nhất cách quản trị các phiên bản nội dung
Trước khi nghiệm thu, doanh nghiệp nên thử chuyển ngôn ngữ ở trang chủ, trang dịch vụ và trang liên hệ trên cả máy tính lẫn điện thoại. Khi chuyển, người đọc cần dễ nhận ra mình đang ở phiên bản nào và tìm được nội dung tương ứng nếu trang đó đã có bản dịch.
Người quản trị cũng cần biết trang nào còn thiếu bản dịch và phải làm gì khi nội dung gốc thay đổi. Chẳng hạn, nếu một dịch vụ đổi phạm vi thực hiện, ai sẽ thông báo cho người phụ trách các phiên bản ngôn ngữ khác? Nếu chưa thể cập nhật cùng lúc, doanh nghiệp cần có cách đánh dấu để nhân sự không bỏ sót.
Khi trao đổi với công ty thiết kế website tại TPHCM uy tín, doanh nghiệp nên gửi danh sách ngôn ngữ, nhóm trang cần dịch và người phụ trách nội dung. Từ đó, đơn vị thiết kế có thể đề xuất cấu trúc trang và cách quản trị phù hợp với lượng nội dung thực tế.