Phần mềm ERP là gì và cách sử dụng như thế nào? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích và trả lời những câu hỏi sau:

Phần mềm ERP là gì?
ERP làm được những gì và nó hoạt động như thế nào?
Sự khác biệt giữa CRM và ERP là gì?
Tại sao bạn nên đầu tư vào ERP?
Các loại phần mềm ERP?
Tại sao bạn nên đầu tư vào hệ thống ERP trên cloud?
Hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP

Phần mềm ERP là gì?

ERP là một thuật ngữ viết tắt của Enterprise Resource Planning. Tuy nhiên, cho dù viết tên đầy đủ cũng không làm rõ được ERP là gì và sử dụng như thế nào. Vậy định nghĩa ERP đơn giản nhất là gì? ERP đề cập đến các hệ thống và phần mềm được các doanh nghiệp sử dụng để quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày của họ, chẳng hạn như kế toán, sản xuất và quản lý dự án.
Phần mềm ERP liên kết với nhau và xác định nhiều quy trình kinh doanh và cho phép lưu chuyển dữ liệu giữa chúng. Một hệ thống ERP phát hiện dữ liệu trùng lặp và cung cấp dữ liệu trọn vẹn. Về cơ bản, hệ thống ERP tích hợp các tính năng khác nhau thành một hệ thống hoàn chỉnh để hợp lý hóa các quy trình và thông tin trong toàn bộ tổ chức. Với phần mềm ERP, bạn có thể quản lý các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cũng như các doanh nghiệp đa ngành nghề.

Phần mềm ERP làm được những gì và nó hoạt động như thế nào?

Phần mềm ERP là một công cụ quản lý quy trình kinh doanh chiến lược mạnh mẽ. Nó có thể được sử dụng để quản lý thông tin trong một công ty. Hệ thống ERP cung cấp trí thông minh, khả năng hiển thị, phân tích và tính hiệu quả trên mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Công nghệ ERP cũng tạo điều kiện cho luồng thông tin theo thời gian thực. Ngoài ra, phần mềm ERP có thể tự động hóa các quy trình kinh doanh cốt lõi của bạn.

Hệ thống ERP là một phần mềm kết nối các tính năng hoặc phần mềm khác nhau thành một công cụ thống nhất để doanh nghiệp sử dụng. Nó dễ sử dụng và quan trọng nhất là tiết kiệm thời gian vì bạn không phải sử dụng tất cả các hệ thống khác nhau cùng lúc. Ví dụ: bạn cần theo dõi thời gian, quản lý dự án, lập hóa đơn và lập kế hoạch tài nguyên trong một nền tảng.

Hệ thống ERP dựa trên cloud có thể được sử dụng mọi lúc mọi nơi. Ngoài ra, nó có thể là một hệ thống ERP độc lập được lưu trữ trong các máy chủ web của công ty hoặc một hệ thống kết hợp. Trong bài viết này, chúng tôi chủ yếu tập trung vào các hệ thống ERP trên cloud và khám phá những ưu điểm của chúng.

Sự khác biệt giữa CRM và ERP?

Thoạt nhìn, Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) có vẻ khá giống nhau về nhiều mặt. Cả hai đều được sử dụng để tăng lợi nhuận tổng thể của một doanh nghiệp. Các hệ thống chồng chéo lên nhau và giờ đây có thể được tích hợp hoàn toàn. Tuy nhiên, khi xem xét chi tiết, sẽ dễ dàng thấy rằng CRM và ERP đóng vai trò như thế nào trong việc cải thiện hiệu quả và tăng doanh số bán hàng.

Đáng chú ý, phần mềm CRM và ERP sử dụng các cách tiếp cận khác nhau để tăng lợi nhuận. Để làm cho các quy trình kinh doanh hiệu quả hơn, ERP giảm chi phí vốn của các quy trình đó. CRM giúp tăng lợi nhuận bằng cách tạo ra khối lượng bán hàng lớn hơn.
Phần mềm ERP được thiết kế để giúp cho các quy trình của công ty hoạt động hiệu quả hơn. Nền tảng ERP cho phép công ty tập trung vào những gì thực sự quan trọng: dữ liệu.

Trong khi CRM tập trung vào khách hàng, thì ERP tập trung vào doanh nghiệp. ERP cho phép chia sẻ nhanh những thông tin chuẩn hóa qua tất cả các phòng ban. Phần mềm ERP thường bao gồm những điều sau:

Quản lý quan hệ khách hàng hoặc CRM
Sản phẩm và lập kế hoạch mua hàng
Quản lý dự án
Lập kế hoạch sản xuất và giao hàng
Quản lý thanh toán và lập hóa đơn
Quản lý kế toán và tài chính
Quản lý bán hàng
Quản lý chuỗi cung ứng
Quản lý các chi nhánh
Chia sẻ tệp tin và tài liệu
Báo cáo và phân tích nâng cao

Tại sao bạn nên đầu tư vào ERP?

Ví dụ về các lợi thế và lợi ích kinh doanh cụ thể của ERP bao gồm:

Cải thiện thông tin chi tiết về doanh nghiệp: thông tin theo thời gian thực từ các báo cáo.
Giảm chi phí hoạt động: nhờ các quy trình kinh doanh được xác định rõ và sắp xếp hợp lý hơn.
Tăng cường cộng tác: thông qua việc người dùng chia sẻ dữ liệu trong hợp đồng, yêu cầu và đơn đặt hàng.
Cải thiện hiệu quả: thông qua trải nghiệm người dùng trên nhiều chức năng kinh doanh và quy trình kinh doanh được quản lý.
Cơ sở hạ tầng nhất quán: tất cả các hoạt động kinh doanh đều có giao diện và trải nghiệm giống nhau.
Tỷ lệ chấp nhận của người dùng cao: từ trải nghiệm người dùng và thiết kế.
Giảm rủi ro: bằng việc cải thiện tính toàn vẹn của dữ liệu và kiểm soát tài chính.
Giảm chi phí quản lý và vận hành: thông qua các hệ thống tích hợp thống nhất.
Hầu hết các doanh nghiệp đều có thể hưởng lợi từ phần mềm ERP. Mọi tổ chức đều quản lý con người, mua hàng và dịch vụ, bán thứ gì đó và hạch toán tài chính. Các hoạt động được xử lý tùy theo ngành nghề, nhưng mọi doanh nghiệp đều thực hiện các chức năng cơ bản này. Trong hầu hết các trường hợp, xử lý các quy trình này thông qua một nền tảng phần mềm tích hợp sẽ hiệu quả hơn là thông qua nhiều ứng dụng quản lý riêng lẻ.

Hệ thống ERP có những loại nào?

Hệ thống ERP thường bao gồm các tính năng cho kế toán, lập kế hoạch nguồn lực và CRM bán hàng. Tuy nhiên, bạn có thể kết hợp các tính năng khác nhau để đáp ứng nhu cầu tốt hơn. Trên thực tế, có ba loại triển khai ERP khác nhau: dựa trên cloud, on-premise và kết hợp. Khám phá lợi ích của từng loại và chọn loại phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Ba loại phần mềm ERP bao gồm:

ERP dựa trên cloud
Hệ thống ERP dựa trên cloud là một loại phần mềm lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây, thay vì on-premises hoặc trong trung tâm dữ liệu của doanh nghiệp.
ERP on-premise
Phần mềm ERP on-premise được cài đặt và có thể chạy trên máy tính cá nhân hoặc tổ chức sử dụng phần mềm, chứ không phải tại một cơ sở từ xa như máy chủ hoặc cloud.
ERP kết hợp
ERP kết hợp còn được gọi là ERP hai tầng. Ở dạng đơn giản nhất có nghĩa là một số thành phần của ứng dụng ERP sẽ nằm trong cloud và một số nằm ở on-premise.

Tại sao bạn nên đầu tư vào phần mềm ERP dựa trên cloud?

Việc triển khai phần mềm ERP dựa trên cloud rất đơn giản, nhanh chóng và dễ hiểu. Phần mềm của bạn sẽ được thiết lập và vận hành ngay lập tức. Tất cả dữ liệu đều nằm trên cloud và có thể truy cập mọi lúc mọi nơi và trên bất kỳ thiết bị nào thông qua internet - ngay cả thiết bị di động.
Đáng chú ý, khả năng mở rộng và khả năng tùy chỉnh rất quan trọng, cần có sự linh hoạt để tăng và giảm quy mô khi nhu cầu kinh doanh thay đổi. Hệ thống ERP dựa trên cloud cung cấp cho các doanh nghiệp lớn các tùy chọn chỉnh sửa dễ dàng và nhanh chóng.

Các phần mềm ERP nên được tích hợp dễ dàng với các phần mềm kinh doanh khác, chẳng hạn như phần mềm kế toán. Hệ thống ERP dựa trên cloud có sẵn nhiều tích hợp hơn so với các hệ thống độc lập. Ví dụ, một doanh nghiệp phải tích hợp hệ thống riêng lẻ với các ngân hàng, phần mềm kế toán và các công cụ khác nhau!

Tùy thuộc vào nhà cung cấp ERP, hệ thống ERP dựa trên cloud yêu cầu thanh toán dựa trên các yếu tố khác nhau. Ví dụ: chi phí trả trước cho mỗi người dùng, mỗi tháng trên cơ sở đăng ký trong nhiều hệ thống mà chúng tôi xem xét trong bài viết này. Điều này tiết kiệm rất nhiều chi phí so với việc xây dựng và duy trì một hệ thống ERP nội bộ. Khi công việc kinh doanh phát triển, công ty có thể lựa chọn các cấp độ cao hơn phù hợp với nhu cầu của mình.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP một cách hiệu quả

(Vui lòng xem thêm hướng dẫn đầy đủ tại bài gốc)

Nguồn: NaviWorld