Quản lý tiến độ dự án là một phần quan trọng để đảm bảo một dự án xây dựng thành công. Thật đơn giản nếu bạn nắm chắc các dự án của mình và áp dụng phần mềm quản lý tiến độ dự án hiện đại để tránh rủi ro thất bại và thực hiện mọi dự án một cách hiệu quả. Cùng tìm hiểu cụ thể hơn những lợi ích vượt trội mà phần mềm này mang lại cho doanh nghiệp của bạn!

#1. Nền tảng vững chắc bởi các ước tính chính xác

Trong quản lý dự án xây dựng, mọi quyết định phải dựa trên dữ liệu chính xác và phân tích cẩn thận. Cần ước tính chi tiết về chi phí để hoàn thành và lập biểu đồ tiến độ theo đường cong chữ S. Lập dự toán chính xác là một trong những điều kiện tiên quyết để thực hiện thành công dự án trong lĩnh vực xây dựng.
Dự báo chính xác chi phí xây dựng công trình cụ thể là rất quan trọng đối với các dự án phát triển vì thời hạn và ngân sách cố định đã được quy định chặt chẽ để bàn giao cho đối tác trong khi vẫn đảm bảo doanh thu. Mặc dù rất khó để tính toán chi phí chính xác cho một dự án phát triển, việc không dự toán phù hợp có thể dẫn đến chi phí vượt ngân sách, dự án bị trì hoãn và thanh toán không đúng hạn.
Với phần mềm quản lý tiến độ dự án, doanh nghiệp có thể yên tâm bởi các ước tính dữ liệu thông minh, có tính chính xác cao.

#2. Phần mềm quản lý tiến độ dự án giúp thực hiện đối chiếu chi phí (CVR - Cost value reconciliations) ở mọi giai đoạn của dự án

Đối chiếu chi phí được thực hiện để theo dõi số lượng chi phí so với ngân sách kế hoạch trong các dự án xây dựng. Thực hiện các báo cáo tiến độ giải ngân là điều cần thiết để tránh mất cân bằng với thu nhập và giảm thiểu chi tiêu vượt mức. Quản lý các dự án xây dựng phức tạp thường phải đợi hàng ngày, hàng tuần để có thông tin cập nhật về chi phí. Điều này gây ra sự chậm trễ và hạn chế khả năng đưa ra các quyết định sáng suốt của doanh nghiệp trong một môi trường nhạy cảm về thời gian. Quan trọng hơn, điều này có thể ảnh hưởng đến dòng tiền và khả năng sinh lời của dự án.
Phần mềm quản lý tiến độ dự án sẽ hỗ trợ doanh nghiệp bạn:
Giám sát các khoản chi tiêu và thực hiện các hành động khắc phục nếu cần;
Lập biểu đồ và dự báo dự án chính xác;
Tổ chức các cuộc họp đánh giá dự án với thông tin cập nhật trên màn hình;
Tránh trùng lặp và lỗi tính toán.

#3. Phần mềm quản lý tiến độ dự án tối ưu hóa việc quản lý nhà thầu phụ

Việc xác minh nhà thầu phụ theo cách thủ công có thể là một hoạt động tốn thời gian và ảnh hưởng đến hiệu quả của doanh nghiệp. Với phần mềm quản lý tiến độ dự án 4PS Construct, bạn hoàn toàn có thể tự động hóa quy trình để cập nhật hồ sơ nhà thầu phụ, lập lời nhắc gia hạn nhà thầu phụ và thiết lập các khả năng thanh toán khác nhau.
Bạn có thể xác minh xem nhà thầu đã được đăng ký hay chưa, kiểm tra năng lực, bảo hiểm và tình trạng tuân thủ thuế và nhiều hơn thế nữa chỉ trong vài giây. Ngoài ra, có thể lựa chọn từ nhiều tùy chọn thanh toán cho nhà thầu phụ bao gồm tự lập hóa đơn, hóa đơn thuế hoặc bảng chấm công đã nộp. Do đó, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch trước cho các hoạt động của mình để tránh bị chậm trễ. Đồng thời đảm bảo lực lượng lao động của bạn tuân thủ đầy đủ về mặt tiến độ.

#4. Phân bổ nguồn lực của doanh nghiệp tối ưu

Lập kế hoạch cho những người phù hợp với các kỹ năng tốt nhất để thực hiện công việc nhanh nhất có thể là một yếu tố quan trọng để quản lý dự án thành công. Thông thường, mọi người sử dụng bảng tính, công cụ trò chuyện để phân bổ tài nguyên hoặc sắp xếp bằng lời nói / điện thoại. Tuy nhiên, việc đó đòi hỏi nhiều thời gian để cập nhật, việc truy xuất thông tin có thể khó khăn khi số lượng tài nguyên tăng lên và gần như không thể theo dõi tiến độ công việc và tối ưu hóa thời gian hoàn thành.
Với phần mềm quản lý tiến độ dự án 4PS Construct, doanh nghiệp có thể chỉ cần kéo và thả các lệnh thực hiện công việc trên bảng lập kế hoạch kỹ thuật số để tạo yêu cầu ngay lập tức. Điều này rất hữu ích vì có thể lập bản trình bày đồ họa, được cá nhân hóa về các kế hoạch nguồn lực phù hợp với vai trò của bạn, và xem lịch biểu dựa trên tiến độ, nguồn lực, ngày tháng, dự án, nhiệm vụ hoặc khách hàng.

#5. Phần mềm quản lý tiến độ dự án cung cấp bảng chấm công kỹ thuật số

Bảng chấm công bằng giấy được sử dụng rộng rãi trong xây dựng đặc biệt là cho nhân viên tại công trường. Điều này thường dẫn đến việc thất lạc hoặc thiếu dữ liệu. Các thủ tục giấy tờ xử lý thủ công và có nguy cơ sai sót trong quá trình chuyển giao thông tin. Vậy, làm thế nào để doanh nghiệp đảm bảo rằng các nhân viên đang được trả lương chính xác và đúng hạn?
Để quản lý dự án hiệu quả, điều quan trọng là phải nắm bắt và phân bổ thời gian một cách chính xác. Bằng cách sử dụng ứng dụng Bảng chấm công trong phần mềm quản lý tiến độ dự án, doanh nghiệp có thể ghi dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng và ở nhiều định dạng. Bởi vì ứng dụng được tích hợp với giải pháp tài chính cốt lõi, bạn nhận thông tin và cung cấp cho các bộ phận khác mà không phải lo lắng lẫn với các tài liệu khác khi chuyển giao.

#6. Phần mềm quản lý tiến độ dự án quản lý nhà máy và thiết bị một cách hiệu quả

Các doanh nghiệp xây dựng có thể có hàng trăm nhà máy. Một số cần nhân viên chuyên trách để vận hành và một số công nhân có thể là nhà thầu phụ. Từ tài chính đến sử dụng vật chất, từ chi phí mua hàng đến chi phí dự án, mọi khía cạnh của quản lý nhà máy cần được bao quát.
Với phần mềm quản lý tiến độ dự án tốt, bạn biết khi nào và trong bao lâu bạn cần thiết bị để đáp ứng các yêu cầu dự án. Bất kể bạn thuê hay sở hữu nhà máy và thiết bị của riêng mình, bạn có thể khai thác những tài nguyên này tốt hơn thay vì chỉ giữ chúng ở chế độ chờ. Để tối đa hóa lợi nhuận và nâng cao hiệu quả, hãy thuê bất kỳ nhà máy và thiết bị nào mà bạn không cần cho dự án vào lúc này. Phần mềm quản lý tiến độ dự án 4PS cung cấp cho bạn khả năng hiển thị toàn bộ thông tin về nhà máy và thiết bị: tình trạng sẵn có, chi phí, địa điểm, đặt trước, lập hóa đơn, trạng thái và các tài nguyên liên quan.

#7. Tạo quy trình làm việc với sự cộng tác dễ dàng

Người quản lý dự án thường giải quyết tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp khi đảm bảo rằng dự án hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách. Tuy nhiên, thường thì điều này trở nên khá kém hiệu quả vì có nhiều bên cùng tham gia. Các diễn biến mới nhất rất khó theo dõi và thông tin quan trọng có thể dễ dàng bị bỏ sót.
Nhiều công ty xây dựng báo cáo rằng hiệu quả được cải thiện và việc cộng tác trở nên dễ dàng hơn khi "mọi thứ được kết hợp với nhau". Với phần mềm quản lý tiến độ dự án, tất cả các hoạt động đều được tích hợp và tất cả dữ liệu đều có sẵn cho mọi người xem (theo phân quyền). Điều này làm cho việc cộng tác trở nên dễ dàng và thú vị hơn nhiều.

Lời kết

Theo một báo cáo gần đây được thực hiện bởi Raconteur, 89% doanh nghiệp đồng ý rằng số hóa sẽ thay đổi cách doanh nghiệp hoạt động. 72% cho rằng các công cụ kỹ thuật số tích cực sẽ giải quyết các vấn đề trong ngành như quản lý dự án và sự chậm trễ bàn giao. Các đối thủ cạnh tranh của bạn đã và đang sử dụng các phần mềm quản lý tiến độ dự án tích hợp, liên kết quản lý dự án với dự toán, bảng chấm công, tài chính và tất cả các quy trình khác. Tại sao bạn lại ở lại phía sau?

Nguồn: NaviWorld Vietnam