Có rất nhiều các tính năng trong phần mềm quản lý dự án đầu tư mà các nhà quản lý dự án và đội nhóm của mình có thể sử dụng để tăng năng suất làm việc, giúp thực hiện các dự án một cách nhanh chóng và dễ dàng. Từ các biểu mẫu được tích hợp sẵn và công cụ lập kế hoạch quen thuộc, cho đến tính năng cộng tác tức thời và truy cập dễ dàng giữa các thiết bị. Nhưng liệu các tổ chức có đang bỏ qua một số công cụ sẵn có?



Theo một nghiên cứu gần đây, công cụ lập kế hoạch dự án phổ biến nhất bao gồm chia sẻ tệp, theo dõi thời gian, tích hợp với email và biểu đồ Gantt. Điều này không có gì là ngạc nhiên. Nhưng những công cụ hữu ích nào có vẻ ít được các tổ chức sử dụng nhất? Một số các tính năng dường như bị lãng quên trong phần mềm quản lý dự án đầu tư như trò chuyện video, trò chuyện trực tuyến, tích hợp mạng xã hội và truy cập di động. Trong khi giao tiếp được coi như một khía cạnh quan trọng nhất của việc quản lý dự án thành công, các nhà quản lý liệu có đang bỏ lỡ cả một mỏ vàng hay không?

Dưới đây là một cái nhìn sâu hơn về 5 tài nguyên chưa được khai thác cùng cách thức chúng có thể giúp việc quản trị dự án trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

#1 & 2. Trò chuyện video / chat trực tuyến

Chọn phần mềm quản lý dự án đầu tư với các công cụ truyền thông tích hợp cho phép các thành viên nhóm dự án cùng nhau sử dụng thoại, video hoặc trao đổi trong dự án. Điều này quan trọng ra sao đối với thành công của nhóm? Một báo cáo của Viện Quản Lý Dự Án (PMI) cho thấy một trong những nguyên nhân hàng đầu khiến dự án thất bại là do giao tiếp kém. Khả năng giao tiếp trực tiếp với các thành viên trong nhóm tại văn phòng hoặc trên thế giới thông qua các công cụ được thiết kế để truyền các cuộc hội thoại quan trọng một cách nhanh chóng và bảo mật, là một trong những yếu tố quan trọng để dự án thành công.

#3. Tính năng tích hợp truyền thông xã hội trong phần mềm quản lý dự án đầu tư

Phương tiện truyền thông xã hội đã không còn giới hạn trong những bài đăng trên Facebook và Twitter về xu hướng mới nhất để có thể thúc đẩy mức độ giao tiếp giữa các nhóm và các bên liên quan đến dự án. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc sử dụng các phương tiện truyền thông xã hội tạo điều kiện thuận lợi cho “các cuộc hội đàm nhỏ” giúp “hỗ trợ làm quen để xây dựng quan hệ và tạo môi trường nuôi dưỡng, hỗ trợ, hợp tác cũng như tin tưởng hơn”.

Vậy tại sao không tận dụng những lợi ích đó để giúp thúc đẩy một dự án thành công? Ví dụ: sử dụng phần mềm có chức năng mạng xã hội doanh nghiệp như newsfeeds của Yammer trong SharePoint. Điều này có thể hữu ích cho việc giao tiếp ngay tức thì với các đồng nghiệp về chi tiết dự án.

#4. Truy nhập di động

Sử dụng phần mềm có sẵn trên hệ điều hành Windows, iOS và Android là yếu tố quan trọng để đảm bảo mọi người có thể cập nhật các tác vụ trên thiết bị di động tùy chọn, cũng như xem theo dòng thời gian và báo cáo ngay cả khi bạn đang di chuyển. Một phần rất quan trọng trong việc quản lý dự án thành công đó là khả năng theo dõi thời gian. Việc tìm ra một giải pháp cho phép các thành viên trong nhóm cập nhật dự án trong khi đang di chuyển là điều rất quan trọng. Mục nhập tác vụ và thời gian được cải thiện giúp các nhà quản lý có thể cập nhật tức thời và đưa ra các quyết định có đủ thông tin và nhanh hơn.

#5. Tính năng cài đặt thân thiện với nhà bảo trợ trong phần mềm quản lý dự án đầu tư

Trong số các dự án được coi là có “hiệu suất cao”, hơn 80% có sự gắn kết tích cực với các nhà bảo trợ dự án. Các nghiên cứu đã nhiều lần chỉ ra rằng việc nhà bảo trợ hỗ trợ một dự án xuyên suốt là một trong những yếu tố quan trọng để đạt được thành công.

Mặc dù một nhà bảo trợ dự án sẽ không tham gia vào các tác vụ hàng ngày, tuy nhiên họ nên có đủ quyền truy cập để có thể hỗ trợ nhóm khi cần thiết bằng cách liên tục được cập nhật về tiến độ và lợi ích của dự án, và sẽ hỗ trợ dự án bất cứ khi nào có thể. Điều đó nói lên rằng, có phần mềm quản lý dự án đầu tư cho phép Văn phòng Quản lý Dự án (PMO) hoặc nhà tài trợ của bạn quản lý cài đặt Quản lý Danh mục Dự án (PPM) mà không cần hỗ trợ bổ sung là điều quan trọng.

Lời kết

Kỹ năng giao tiếp và quản lý thời gian càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết khi ngày càng có nhiều công ty làm việc từ xa. Thậm chí trên phạm vi toàn cầu, việc sở hữu quyền truy cập vào các công cụ cho phép các bên liên quan quản lý khi đang di chuyển và chia sẻ các cập nhật, cuộc hội thoại cùng dòng thời gian dự án nhanh nhất thông qua một site dành riêng cho dự án sẽ giúp mọi người kết nối và được cập nhật thông tin.

Nguồn: NaviWorld Vietnam