Số lượng đơn vị sử dụng email doanh nghiệp ngày càng nhiều nhưng để lựa chọn được dịch vụ uy tín với nhiều tính năng đặc biệt không phải ai cũng biết. Theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu ngay về email Outlook một trong những dịch vụ thư điện tử chuyên nghiệp được Microsoft phát hành.
Email doanh nghiệp và email cá nhân khác nhau như thế nào?
Nếu như người dùng vẫn lầm tưởng email doanh nghiệp và email cá nhân là như nhau thì hãy cùng khám phá thông qua nội dung dưới đây.
Email cá nhân là một tài khoản chỉ dành cho một người dùng duy nhất sử dụng, địa chỉ email sẽ là đuôi tên miền của nhà cung cấp điển hình như Outlook.com, Gmail.com. Khi sử dụng dạng email này để làm việc, doanh nghiệp sẽ gặp phải rất nhiều các vấn đề rủi ro như đánh thông tin, bị đánh giá không chuyên nghiệp, hạn chế dung lượng lưu trữ…

Ngoài email cá nhân chính là email doanh nghiệp, mỗi tài khoản sẽ được nhận diện thông qua tên miền riêng của công ty như abc@mso.vn. Tương ứng với mỗi tài khoản, người dùng sẽ được sử dụng bộ nhớ riêng và bộ nhớ dùng chung của doanh nghiệp với dung lượng lớn. Ngoài ra, khi sử dụng email doanh nghiệp, toàn bộ nhân sự trong tổ chức có thể dễ dàng kết nối và làm việc hiệu quả hơn.
05 lý do nên sử dụng email doanh nghiệp Outlook

Trên thị trường số lượng email doanh nghiệp xuất hiện ngày càng nhiều, chính vì vậy người dùng càng phải tỉnh táo để lựa chọn email phù hợp. Một trong những dịch vụ email được số lượng đơn vị đăng ký sử dụng nhiều nhất hiện nay chính là Outlook. Theo dõi nội dung dưới đây để tìm hiểu về những lý do khiến người dùng phải lựa chọn giải pháp này cho doanh nghiệp:
Dễ dàng sử dụng: email công ty Outlook được thiết kế với giao diện đơn giản bởi sự kết hợp hài hòa giữa nội dung và thiết kế, đặc biệt phần mềm này hỗ trợ sử dụng đa ngôn ngữ nên người dùng có thể dễ dàng sử dụng mà không cần các buổi đào tạo sử dụng chuyên sâu.
Năng suất làm việc cao: Tốc độ phản hồi thao tác trên Outlook được đánh giá là nhanh nhất trong các phần mềm email khác, ngoài ra người dùng có thể đồng bộ dữ liệu, truy cập một lần có thể kết nối cùng với nhiều ứng dụng khác giúp quá trình làm việc diễn ra nhanh chóng hơn.
Khả năng tùy chỉnh: Microsoft 365 mail cho phép người dùng có thể tùy chỉnh giao diện theo ý thích trên email doanh nghiệp Outlook điển hình như chọn nơi ngăn đọc xuất hiện, chế độ hiển thị hoặc ẩn văn bản.
Tích hợp đa dạng: Outlook được tích hợp đồng bộ dữ liệu với toàn bộ các công cụ khác như Office 365, Teams, OneDrive..
Hỗ trợ cộng đồng: Số lượng người dùng ngày càng gia tăng nên các nhóm cộng đồng hỗ trợ ngày càng nhiều để sử dụng dễ dàng hơn.
Ngoài những ưu điểm trên đây, email doanh nghiệp Outlook còn được nhiều người dùng sử dụng bởi những tính năng nổi bật mà phần mềm này đang sở hữu.
05 tính năng nổi bật của email doanh nghiệp Outlook
Một vài các tính năng mà email doanh nghiệp Outlook đang sở hữu chắc chắn sẽ khiến người dùng có những trải nghiệm làm việc vô cùng hiệu quả so với các nền tảng khác.
Tính năng Quick Parts tạo mẫu email

Bằng cách sử dụng tính năng Quick Parts, người dùng có thể tạo email để gửi thư mời cuộc họp, phỏng vấn, báo cáo công việc. Khi đó, người dùng sẽ không cần phải soạn thảo thủ công mà chỉ cần thay đổi đôi chút nội dung trong email và click chọn gửi đi.
Chia sẻ lịch với mọi người
Giao diện của email doanh nghiệp Outlook xuất hiện bao gồm cả danh bạ, lịch, nhiệm vụ thực hiện… Khi đó, người dùng có thể sử dụng tính năng Lịch để ghi chú lại toàn bộ những sự kiện hoặc công việc quan trọng cần phải thực hiện. Tiếp đến, người dùng sẽ chia sẻ những nội dung này cho đồng nghiệp để có thể dễ dàng sắp xếp thời gian phù hợp nhất.
Sử dụng cờ theo dõi

Với các email quan trọng trên Outlook, người dùng có thể sử dụng thêm tính năng gắn cờ để đánh dấu và đảm bảo không bỏ lỡ bất cứ thư nào. Ngoài ra, người dùng cũng có thể thiết lập các màu sắc phù hợp theo từng danh mục khác nhau để dễ dàng cho việc tìm kiếm sau này.
Lên lịch gửi email
Tiếp đến là một tính năng nữa mà người dùng không nên bỏ qua chính là lên lịch gửi email trong Outlook. Bằng cách này, người dùng có thể theo tác gửi thư và chuyển đi ngay cả khi đang bận hoặc gửi cho đối tác trái múi giờ làm việc. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp được đánh giá cao hơn bởi sự chuyên nghiệp.
Bảo mật an toàn
Cuối cùng là tính năng bảo mật mà email doanh nghiệp Outlook đang sở hữu để lọc email spam, hạn chế những tài khoản có dấu hiệu lạ. Bằng cách này, người dùng sẽ bảo vệ được hệ thống dữ liệu một cách an toàn khỏi những đối tượng xấu.
Trên đây là những thông tin được chúng tôi chuẩn bị để người dùng có thể tham khảo trước khi đưa ra quyết định lựa chọn giải pháp email doanh nghiệp nào. Nếu người dùng có nhu cầu đăng ký email Outlook vui lòng liên hệ đến chúng tôi qua địa chỉ:
Thông tin liên hệ: Mso.vn - Microsoft 365
Văn phòng: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội.
Hotline: 024.9999.7777
Email: vphn@hvn.vn