Trong quá trình sử dụng Outlook mail 365, chắc hẳn người dùng sẽ gặp phải một số những sai sót về mặt nội dung hoặc tệp đính kèm trong email. Do đó, việc sử dụng tính năng thu hồi trong trường hợp này sẽ giúp cho người dùng được đánh giá cao hơn về sự chuyên nghiệp.
Khi nào nên thu hồi Outlook mail 365?
Khi người dùng Outlook mail 365 login thành công là có thể bắt đầu soạn thảo hoặc chuyển tiếp email được nhận một cách dễ dàng. Tuy nhiên, sẽ có một vài những trường hợp cụ thể mà người dùng cần sử dụng tính năng thu hồi email đối với công cụ này như sau:

Gửi sai đối tượng người nhận: Xuất hiện khi gửi thư tới nhiều người cùng lúc, việc nhầm lẫn rất dễ xảy ra vì chỉ cần sai một ký tự đã chuyển sang người nhận khác.
Nội dung email chứa thông tin cần phải bảo mật: Trong thư có thông tin quan trọng của cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức không được tiết lộ ra bên ngoài.
Nội dung email soạn thảo gặp các lỗi chính tả, ngữ pháp…: Nếu phát hiện ra những lỗi này người dùng cần phải thu hồi nhanh chóng để không bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp.
Tệp đính kèm bị sai: Nội dung email và tệp đính kèm không liên quan sẽ gây mất thiện cảm đối với người nhận.
Với một vài những trường hợp được chúng tôi chia sẻ trên đây, người dùng có thể ứng dụng tính năng thu hồi Outlook mail 365 bất cứ lúc nào. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về 02 cách mà người dùng có thể áp dụng để thu hồi email nhanh chóng nhất.
Hướng dẫn 02+ cách thu hồi Outlook mail 365
Trước khi đi vào các bước thu hồi, người dùng cần phải tiến hành Outlook mail 365 sign in trên thiết bị có thể là qua app hoặc phiên bản online thì mới có thể thực hiện được. Dưới đây là 02 cách mà chúng tôi hướng dẫn người dùng thực hiện như sau:
Thu hồi trên app Outlook mail 365
Nếu người dùng muốn áp dụng hình thức thu hồi email Outlook trên app thì trước tiên cần phải Outlook mail 365 download về máy và đăng nhập như bình thường. Tiếp đến là áp dụng các bước cụ thể như sau:
Bước 1: Mở hộp thư Outlook trên thiết bị và click chọn vào email mà người dùng muốn tiến hành thu hồi.
Bước 2: Ngay sau đó, giao diện mới sẽ hiển thị và người dùng chỉ cần click chọn mục Action > tiếp đến chọn Recall This Message.

Bước 3: Ở bước này, một giao diện mới sẽ hiển thị và người dùng có thể chọn:
Delete unread copies and replace with a new message: Để thu hồi và thay thế bằng email mới.
Delete unread copies of this message: Chỉ thu hồi duy nhất email mà không có thư xin lỗi hay thay thế.
Bước 4: Để hoàn tất các bước chỉ cần chọn vào OK.
Như vậy, với 04 bước thực hiện như trên đây người dùng đã nhanh chóng thu hồi email trên Outlook mail 365 dễ dàng. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về cách áp dụng riêng đối với phiên bản Outlook online được sử dụng trên nền tảng trực tuyến thông qua nội dung được chuẩn bị bên dưới.
Thu hồi trên Outlook mail 365 online
Bên cạnh việc thu hồi email trên chính nền tảng Outlook app thì người dùng cũng có thể ứng dụng trên Outlook 365 online. Tuy nhiên, xét về phương thức thực hiện sẽ hoàn toàn khác và thời gian triển khai sẽ ngắn hơn. Do đó, người dùng hãy tham khảo 06 bước thực hiện như sau:
Bước 1: Outlook login online trên trình duyệt tìm kiếm tại địa chỉ Outlook.com.
Bước 2: Click chọn Thư mới để bắt đầu soạn thảo một email trên nền tảng này.
Bước 3: Một hộp thư mới sẽ hiện ra, tại đây người dùng sẽ nhập đầy đủ thông tin bao gồm người nhận, tiêu đề, nội dung email và tệp đính kèm nếu có.
Bước 4: Click chọn nút Gửi.
Bước 5: Tại góc dưới cùng bên trái màn hình người dùng chọn Hoàn tác. Lưu ý, nút hoàn tác này chỉ có tác dụng trong vòng 10s kể từ khi người dùng chọn nút Gửi.

Bước 6: Hoàn tất.
Với 06 bước trên đây, người dùng hoàn toàn có thể thu hồi Outlook mail 365 online dễ dàng. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi khám phá thêm về một snhững lưu ý quan trọng mà người dùng cần biết trong suốt quá trình triển khai thông qua nội dung được chuẩn bị bên dưới.
Những lưu ý khi thu hồi Outlook mail 365

Để có thể áp dụng tính năng thu hồi Outlook mail 365 thành công, người dùng cần nắm rõ được 03 lưu ý quan trọng bên dưới đây:
Trình đọc email của người nhận và người gửi đều phải được kết nối với hệ thống máy chủ Exchange của Microsoft bản quyền.
Toàn bộ email phải được gửi đến trong cùng một tổ chức, doanh nghiệp và được thực hiện trên ứng dụng Microsoft 365 Outlook.
Phương thức thu hồi sẽ chỉ thành công trong trường hợp người nhận chưa mở email.
Ngoài những lưu ý được chúng tôi chia sẻ trên đây, sau khi đã thu hồi thư Outlook mail 365 thành công người dùng nên gửi thư xin lỗi hoặc gửi kèm thư thay thế. Đây sẽ là một trong những cách hiệu quả để người nhận đánh giá cao về khả năng làm việc của người gửi.

Trên đây là những chia sẻ của MSO để người dùng biết cách thu hồi Outlook mail 365 dễ dàng. Nếu trong quá trình tham khảo, người nhận cần sự hỗ trợ từ chúng tôi vui lòng nhấc máy và liên hệ ngay đến:
Thông tin liên hệ: Mso.vn - Microsoft 365
Văn phòng: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội.
Hotline: 024.9999.7777
Email: vphn@hvn.vn