Hoạt động kinh doanh bán lẻ ngày càng nhiều cạnh tranh. Người tiêu dùng vừa muốn mua sắm trực tiếp tại cửa hàng vừa muốn mua hàng online trên thiết bị di động hay website và thông qua các sàn thương mại điện tử để có nhiều trải nghiệm khác nhau. Tuy nhiên vẫn còn nhiều doanh nghiệp nhỏ chưa ứng dụng phần mềm quản lý phù hợp với mình. Những hệ thống này thường không kết nối liền mạch khiến cho công việc của các doanh nghiệp nhỏ khó khăn hơn.

Ví dụ, nếu phần mềm quản lý kho không được kết nối với Điểm bán hàng (POS), hệ thống Thương mại điện tử hoặc phần mềm kế toán thì rất có thể doanh nghiệp và khách hàng thường xuyên phải xử lý thông tin lỗi. Điều này làm lãng phí thời gian và tiền bạc để khôi phục dữ liệu từ hệ thống.

Định nghĩa hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ

Phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ toàn diện (ERP) là một phần mềm giúp cải thiện luồng dữ liệu và tạo điều kiện thuân lợi cho các quy trình kinh doanh trong toàn doanh nghiệp. Với việc triển khai một hệ thống ERP chất lượng, bạn có thể hợp lý hóa các hoạt động trong doanh nghiệp, giảm chi phí, tăng năng suất và mang lại trải nghiệm khách hàng tốt hơn.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ bao gồm: cửa hàng, sản phẩm và quản lý kho

Hệ thống ERP này sẽ giúp công việc tại văn phòng điều hành trở nên dễ dàng hơn bằng cách đơn giản hóa các quy trình liên quan đến việc thêm mới, phân loại các mặt hàng, thực hiện các chiến dịch ưu đãi đặc biệt, kiểm đếm hàng tồn kho, bổ sung hàng và nhiều chức năng khác. Hệ thống có thể được tùy chỉnh để đáp ứng các nhu cầu cụ thể trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ bao gồm: Quản lý nhân viên

Với giải pháp quản lý phần mềm bán lẻ toàn diện, bạn có thể dễ dàng quản lý danh sách nhân viên, giám sát lịch trình làm việc và kiểm tra chi phí nhân sự. Giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp có thể tự động tính toán hoa hồng bán hàng và có thể giúp ngăn ngừa tổn thất bằng cách phát hiện hoạt động đáng ngờ trong các giao dịch tại Điểm bán hàng (POS).

Phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ bao gồm: Cá nhân hóa dịch vụ khách hàng

Hệ thống ERP có thể thu thập dữ liệu khách hàng, giúp bạn có được những hiểu biết có giá trị về thói quen mua hàng của khách hàng. Sau đó, có thể sử dụng dữ liệu này để tạo các ưu đãi đặc biệt phù hợp với thị hiếu và sở thích dựa trên các giao dịch mua trước đó. Bạn có thể cung cấp một chương trình khách hàng thân thiết để thưởng cho khách hàng thường xuyên.

ERP đám mây và tại chỗ

Trước đây, hầu như các giải pháp ERP triển khai tại chỗ (on-premises), nghĩa là dữ liệu được lưu trữ trên phần cứng của hệ thống máy chủ nội bộ. Nhóm CNTT nội bộ của nhà bán lẻ chịu trách nhiệm cập nhật, nâng cấp, bảo trì và bảo mật hệ thống.

Tuy nhiên, ngày nay, phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ ERP đã có trên nền tảng đám mây và còn được gọi là SaaS ERP, (SaaS – Software as a Service có nghĩa là “phần mềm như một dịch vụ”) có một số lợi thế so với phần mềm on-premises truyền thống:
Phần mềm được cập nhật tự động bởi nhà cung cấp ERP. Phần mềm SaaS đảm bảo rằng bạn luôn tự động sử dụng phiên bản mới nhất, với tất cả các chức năng đi kèm.
Nhà cung cấp ERP quan tâm đến vấn đề bảo mật và tuân thủ các yêu cầu pháp lý.
Chi phí thấp hơn: Không cần phần cứng, máy chủ và chi phí vận hành, bảo trì.
Dễ dàng thêm chức năng mới hoặc triển khai các ứng dụng bổ sung.

POS: Điểm bán hàng

Điểm bán hàng (POS) là tên gọi của thế hệ thanh toán mới. Không giống như quầy thanh toán cũ, POS là điện tử và có thể làm được nhiều việc hơn là chỉ xử lý việc bán hàng. Nó cũng có thể xử lý nhiều hình thức thanh toán khác nhau, ghi lại và theo dõi đơn đặt hàng của khách hàng, hỗ trợ các chương trình khuyến mãi đặc biệt như ưu đãi mua một tặng một, kết nối với các hệ thống khác, quản lý và cập nhật hàng tồn kho. Ngoài việc cung cấp cho các nhà bán lẻ công cụ tích hợp để quản lý hoạt động kinh doanh, một máy POS hiện đại cung cấp một số lượng lớn các công cụ để mang đến cho khách hàng dịch vụ tốt và nhanh hơn.

Thiết bị đầu cuối POS có thể cố định, trên thiết bị di động hay máy tính bảng. Với một máy POS di động, nhân viên có thể phục vụ khách hàng, tìm kiếm thông tin sản phẩm và thậm chí hoàn thành giao dịch ở bất kỳ vị trí nào trong cửa hàng, thậm chí ngoài sảnh hay bãi đỗ xe. POS di động đặc biệt hữu ích trong các cửa hàng tạm thời và ngoài trời, cũng như trong các trung tâm lớn nơi các nhân viên bán hàng cần phải di chuyển nhiều địa điểm.

Đối với doanh nghiệp nhỏ, điều tối quan trọng là chọn hệ thống erp tích hợp liền mạch với hệ thống POS. Hệ thống erp và POS phải có khả năng kết nối mà không bị gián đoạn hay chậm trễ. Nếu không, bạn có nguy cơ mắc sai lầm và mất nhiều thời gian để điều chỉnh dữ liệu.

Điểm quan trọng

Hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ toàn diện mang lại cơ hội cạnh tranh nhất với hiệu quả của báo cáo và phân tích dữ liệu. Bạn có thể đo lường và theo dõi hiệu quả hoạt động bằng KPI, tìm kiếm các phương pháp gia tăng lợi nhuận và theo dõi hoạt động kinh doanh theo thời gian thực.
Là một nhà kinh doanh nhỏ, hãy lựa chọn một hệ thống erp đi kèm với các chức năng dành riêng cho ngành bán lẻ mà doanh nghiệp bạn cần hoặc có thể dễ dàng tích hợp vào hệ thống quản lý bán lẻ. Sau khi triển khai giải pháp, bạn sẽ tự cảm thấy lẽ ra nên sử dụng phần mềm như vậy sớm hơn.

Nguồn: NaviWorld